Какво е ATS система и кога HR екипът ви наистина има нужда от нея?
Отваряте нова позиция. Кандидатурите започват да пристигат по имейл. Автобиографиите се съхраняват в различни папки, статусът на кандидатите се води в електронна таблица, коментарите от интервютата остават в чатове, а няколко човека се опитват да проследят кой на кого и кога е отговорил.
Докато кандидатите са малко, този начин на работа някак си върши работа.
Проблемът идва, когато наемането се превърне в непрекъснат процес.
Тогава най-голямото предизвикателство не е да намерите още една таблица или да добавите още един канал за комуникация. Нужна е система, която свързва информацията, хората и стъпките в процеса на наемане.
Тук идва ролята на ATS системата.
Какво е ATS система?
ATS е съкращение от Applicant Tracking System, тоест система за проследяване на кандидати.
Основната ѝ цел е да централизира процеса на наемане: отворените позиции, кандидатурите, автобиографиите, комуникацията, интервютата, оценките и статуса на всеки кандидат.
Вместо HR екипът да търси данни из имейли, папки и различни документи, цялата важна информация е събрана в профила на кандидата и към конкретната позиция.
Модерният ATS софтуер отива и една стъпка по-нататък. Освен проследяване на кандидатурите, той може да автоматизира части от подбора, да помогне при структурирано оценяване на кандидатите, да организира интервютата, да следи фунията на наемане и да даде на HR екипа данни за ефективността на процеса. Именно централизацията на кандидатите, автоматизацията и прегледът на процеса са сред функциите, които днес се срещат в ATS решенията на пазара.
Кога Excel, имейлът и папките вече не са достатъчни?
Не всяка компания има нужда от сложна HR система от първия си служител.
Но има няколко ясни признака, че процесът на наемане е надраснал ръчното управление.
Водите няколко отворени позиции едновременно
Колкото повече позиции и кандидати има, толкова по-трудно е да поддържате ясен поглед върху статуса на всяка кандидатура.
В избора участват повече хора
Специалистът по подбор, HR мениджърът, ръководителят на отдела и директорът може да разполагат с различна информация за един и същ кандидат. Без единен източник на данни лесно се появяват дублирания, забавяния и недоразумения.
Кандидатите чакат отговор твърде дълго
Проблемът често не е липсата на интерес от страна на HR екипа, а процес, който изисква прекалено много ръчни стъпки.
Нямате ясни данни за процеса на наемане
Колко кандидати влизат в процеса? От кои източници идват? На кой етап най-често се отказват? Колко време отнема наемането?
Ако отговорът на тези въпроси трябва да се сглобява ръчно от няколко таблици, HR не разполага с реална аналитика — само с данни.
Административната работа започва да отнема времето, което трябва да е за хората
Това е може би най-важният сигнал.
Технологиите в HR имат смисъл, когато намаляват оперативната работа и оставят повече време за разговор, преценка и вземане на качествени решения.
Какво трябва да прави модерният ATS софтуер?
Добрата система за наемане не бива да е просто дигитален архив на автобиографии.
Тя трябва да поддържа целия работен процес по подбор.
1. Да централизира кандидатурите и профилите на кандидатите
Всички кандидатури, документи, бележки, оценки и комуникация трябва да са достъпни на едно място.
2. Да осигурява ясна фуния на наемане
HR екипът трябва във всеки момент да знае дали кандидатът е на етап кандидатстване, първоначален подбор, интервю, оферта или някой друг дефиниран етап.
3. Да структурира оценяването на кандидатите
Добрата система позволява кандидатите да се сравняват по предварително дефинирани критерии, вместо да се разчита единствено на впечатлението на отделния интервюиращ.
4. Да намалява повтарящите се задачи
Насрочването на разговори, съобщенията за статус,记录то на промените и част от административната работа могат да се автоматизират, без да се губи контролът върху процеса.
5. Да свързва офертата и наемането
Процесът не бива да свършва в момента, в който HR реши кого иска да наеме.
Изготвянето на офертата, подписването на документите и преминаването на кандидата към въвеждането в работата са естествено продължение на същия процес.
Къде в ATS системата влиза изкуственият интелект?
Изкуственият интелект променя онова, което ATS може да свърши, преди специалистът по подбор да отвори ръчно всеки профил.
BeeXpro Recruit например може да анализира постъпилите кандидатури, да прецени доколко кандидатът съответства на позицията, да покаже структурирана оценка и да поддържа интервю с изкуствен интелект, докато фунията на наемане, картите за оценка от интервютата и насрочването остават част от единен процес на подбор.
Това не означава, че изкуственият интелект трябва да взема окончателното решение кой ще бъде назначен.
Стойността е в това да помогне на HR екипа по-бързо да организира информацията, да разпознае подходящите профили и да структурира оценката — докато отговорността за решението остава у хората.
С други думи:
Изкуственият интелект може да ускори подбора. HR продължава да води наемането.
ATS не е същото като цялостна HR система
Класическият ATS обикновено приключва в момента, в който кандидатът стане служител.
Тогава данните често се прехвърлят в друга HR система, документация или нова база.
BeeXpro е замислен различно: Recruit покрива процеса на наемане, а People продължава с управлението на служителя след назначаването. След етапа на наемане кандидатът може да се превърне в служител без повторно въвеждане на основните данни, а системата след това покрива области като въвеждане в работата, отсъствия, командировки, документи, възнаграждения, цели и оценки.
Това е важна разлика за компаниите, които не искат да изграждат своята HR инфраструктура от няколко несвързани помежду си инструмента.
Как да изберете ATS система за българска или регионална компания?
Преди демонстрацията с който и да е доставчик си струва да зададете няколко конкретни въпроса.
Може ли системата да следи целия ни процес на наемане?
Не само кандидатурите, а и първоначалния подбор, интервютата, оценките, офертите и документацията.
Каква част от процеса може да се автоматизира, без да се губи контрол?
Автоматизацията трябва да премахне повторенията, а не да скрие логиката на вземане на решения.
Можем ли да използваме системата в няколко държави и на няколко езика?
Това става особено важно за компаниите с екипи или наемане в целия регион. BeeXpro в момента поддържа 16 езика на интерфейса, сред които хърватски, сръбски, словенски и македонски, заедно с организационна структура, която поддържа работа в няколко държави и регионални HR роли.
Как системата управлява данните на кандидатите?
Трябва да проверите правата за достъп, изтриването на кандидати, политиките за срок на съхранение, регистъра на съгласията и одитните следи. BeeXpro посочва в платформата си инструменти за изтриване на кандидати, автоматично изчистване според правилата за съхранение, регистър на съгласията и одитни записи.
Може ли да расте заедно с организацията?
Инструмент, който решава само днешния проблем, може да се превърне в ново ограничение след година.
Как да разберете, че е време за промяна?
Най-простият въпрос не е:
„Имаме ли нужда от ATS?“
По-добрият въпрос е:
„Колко от времето на нашия HR отива за работа, която системата би могла да свърши вместо нас?“
Ако специалистът по подбор прекарва по-голямата част от деня в отваряне на кандидатури, обновяване на статуси, търсене на бележки, договаряне на часове и ръчно уведомяване на кандидатите, проблемът вече не е само в организацията.
Проблемът е в инфраструктурата на процеса.
Добрият ATS не изважда хората от наемането.
Той премахва част от работата, която им пречи наистина да се занимават с хората.
От кандидатура до служител — в един процес
BeeXpro HR свързва Recruit и People в една платформа: от отварянето на позицията, подбора и интервютата с подкрепа на изкуствен интелект до офертата, подписа, въвеждането в работата и последващото управление на служителя.
Ако искате да видите как изглежда такъв процес на практика:
Заявете демонстрация на BeeXpro HR →