Што е ATS и кога вашиот HR тим навистина му е потребен?
Отворате нова позиција. Пријавите почнуваат да пристигнуваат во вашето сандаче. Биографиите се чуваат во различни папки, статусот на кандидатите живее во табела, забелешките од интервјуата завршуваат во пораки од разговорите, а неколку луѓе се обидуваат да следат кој кому одговорил и кога.
Додека бројот на кандидати е мал, таквиот начин на работа некако функционира.
Проблемите започнуваат кога вработувањето станува непрекинат процес.
Во тој момент предизвикот не е да се најде место за уште една табела или да се додаде уште еден канал за комуникација. Тоа што ви е потребно е систем што ги поврзува информациите, луѓето и чекорите на процесот на вработување.
Тука на сцена стапува ATS системот.
Што е ATS систем?
ATS е кратенка за Applicant Tracking System — софтвер за следење на кандидати.
Неговата основна намена е да го централизира процесот на вработување: отворените позиции, пријавите, биографиите, комуникацијата, интервјуата, оценувањата и статусот на секој кандидат.
Наместо HR тимот да бара информации низ електронска пошта, папки и разни документи, сите релевантни податоци се наоѓаат покрај профилот на кандидатот и конкретната позиција.
Современиот ATS софтвер оди чекор понатаму. Освен што ги следи пријавите, може да автоматизира делови од процесот на селекција, да поддржи структурирано оценување на кандидати, да ги организира интервјуата, да го следи текот на вработувањето и да му дава на HR тимот податоци за тоа како функционира процесот. Централизацијата на кандидатите, автоматизацијата и прегледноста на процесот се токму оние функции што денес се појавуваат во ATS решенијата на хрватскиот пазар.
Кога Excel, електронската пошта и папките повеќе не се доволни?
Не секоја компанија има потреба од сложен HR систем од првиот вработен.
Но постојат неколку јасни знаци дека вработувањето израснало од рачното управување.
Водите неколку отворени позиции истовремено
Колку повеќе позиции и кандидати имате, толку е потешко да имате јасна слика во која фаза е секоја пријава.
Во одлуката се вклучени повеќе луѓе
Лицето за вработување, HR менаџерот, раководителот на одделот и директорот можат да имаат различни информации за истиот кандидат. Без единствен извор на вистина, лесно се провлекуваат дупликати, задршки и недоразбирања.
Кандидатите чекаат премногу долго на одговор
Проблемот честопати не е недостаток на интерес од HR тимот, туку процес што бара премногу рачни чекори.
Немате јасни податоци за процесот на вработување
Колку кандидати влегуваат во процесот? Од кои извори доаѓаат? Во која фаза најчесто отпаѓаат? Колку долго трае едно вработување?
Ако одговорот на тие прашања значи рачно составување на неколку табели, HR нема вистинска аналитика — има само податоци.
Администрацијата почнува да го јаде времето што треба да им припадне на луѓето
Ова е можеби најважниот знак од сите.
Технологијата во HR има смисла кога ја намалува оперативната работа и остава повеќе време за разговор, оценување и донесување добри одлуки.
Што всушност треба да прави современиот ATS софтвер?
Добриот систем за вработување треба да биде повеќе од дигитална архива на биографии.
Треба да го поддржува целиот работен процес на вработување.
1. Да ги централизира пријавите и профилите на кандидатите
Секоја пријава, документ, забелешка, оценка и порака треба да бидат достапни на едно место.
2. Да обезбеди прегледен тек на вработувањето
HR тимот треба во секој момент да знае дали кандидатот е во фаза на пријава, првична проверка, интервју, понуда или која и да е друга определена фаза.
3. Да го структурира оценувањето на кандидатите
Добриот систем ви овозможува да ги споредувате кандидатите според претходно определени критериуми, наместо да се потпирате само на впечатокот на едно лице што водело интервју.
4. Да ги намали повторливите задачи
Договарањето на интервјуа, известувањата за статус, евиденцијата на промени и дел од администрацијата може да се автоматизираат без да се изгуби контролата над процесот.
5. Да ја поврзе понудата со вработувањето
Процесот не треба да завршува во моментот кога HR ќе одлучи кого сака да го вработи.
Изготвувањето на понудата, потпишувањето на документите и преминот на кандидатот во воведување во работата се природно продолжение на истиот процес.
Каде се вклопува вештачката интелигенција во ATS?
Вештачката интелигенција менува што може да направи еден ATS уште пред лицето за вработување рачно да отвори секој профил.
BeeXpro Recruit, на пример, може да ги анализира пристигнатите пријави, да оцени колку добро кандидатот одговара на позицијата, да прикаже структурирана оценка и да поддржи интервју со вештачка интелигенција, додека текот на вработувањето, оценувачките листи од интервјуата и договарањето на термини остануваат дел од еден обединет процес на вработување.
Тоа не значи дека вештачката интелигенција треба да ја донесе конечната одлука кој ќе биде вработен.
Вредноста е во тоа што му помага на HR тимот побрзо да ги организира информациите, да ги забележи релевантните профили и да го структурира оценувањето — додека одговорноста за одлуката останува на луѓето.
Со други зборови:
Вештачката интелигенција може да го забрза одбирањето на кандидати. HR сѐ уште го води вработувањето.
ATS не е исто што и целосен HR систем
Класичниот ATS вообичаено престанува да работи во моментот кога кандидатот станува вработен.
Тогаш податоците честопати мора да се пренесат во друг HR систем, архива на документи или нова база на податоци.
BeeXpro е изграден поинаку: Recruit го покрива процесот на вработување, а People го преземa управувањето со вработените откако вработувањето е завршено. По фазата на вработување, кандидатот може да се претвори во вработен без повторно внесување на основните податоци, а системот потоа покрива области како воведување во работата, отсуства, службени патувања, документи, надоместоци, цели и оценувања.
Тоа е важна разлика за компаниите што не сакаат својата HR инфраструктура да ја градат од неколку неповрзани алатки.
Како да изберете ATS за хрватска или регионална компанија?
Пред демо разговорот со кој и да е добавувач, вреди да поставите неколку конкретни прашања.
Може ли системот да го следи целиот наш процес на вработување?
Не само пријавите, туку и првичната проверка, интервјуата, оценувањата, понудите и документацијата.
Колку од процесот може да се автоматизира без да се изгуби контролата?
Автоматизацијата треба да го отстрани повторувањето, а не да ја скрие логиката на одлучување.
Може ли системот да го користиме во повеќе земји и јазици?
Тоа е особено важно за компаниите со тимови во поширокиот регион Адрија или што вработуваат во него. BeeXpro моментално поддржува 16 јазици на интерфејсот, меѓу кои хрватски, српски, словенечки и македонски, заедно со организациска структура што поддржува работење во повеќе земји и регионални HR улоги.
Како системот постапува со податоците на кандидатите?
Проверете ги правата на пристап, бришењето на кандидати, политиките за чување, евиденцијата на согласности и следењето на промените. BeeXpro наведува алатки во својата платформа за бришење на кандидати, автоматско чистење според правилата за чување, евиденција на согласности и дневници за ревизија.
Може ли да расте заедно со организацијата?
Алатка што решава само денешниот проблем може да стане следногодишно ограничување.
Како да знаете дека е време за промена?
Најпростото прашање не е:
„Дали ни треба ATS?“
Подоброто прашање е:
„Колку од нашето HR време моментално оди на работа што системот би можел да ја врши наместо нас?“
Ако лицето за вработување го поминува најголемиот дел од денот отворајќи пријави, ажурирајќи статуси, барајќи забелешки, договарајќи термини и известувајќи кандидати рачно, проблемот повеќе не е само во организацијата.
Проблемот е во инфраструктурата на процесот.
Добриот ATS не ги отстранува луѓето од вработувањето.
Го отстранува оној дел од работата што ги спречува да се посветат на луѓето.
Од пријава до вработен — во еден процес
BeeXpro HR ги обединува Recruit и People во една платформа: од отворање на позиција, одбирање на кандидати и интервјуа поддржани со вештачка интелигенција, до понудата, потписот, воведувањето во работата и понатамошното управување со вработените.
Ако сакате да видите како изгледа тој процес во практика:
Побарајте демо на BeeXpro HR →