HR proces rijetko postane kompliciran preko noći.
Prvo postoji nekoliko životopisa u inboxu. Zatim Excel tablica s kandidatima. Onda još jedna tablica za godišnje odmore. Dokumenti zaposlenika nalaze se u folderima, statusi kandidata u e-mailovima, bilješke s intervjua kod različitih ljudi, a informacije koje su potrebne menadžmentu treba ručno skupljati iz nekoliko izvora.
Dok je tim malen, takav način rada može funkcionirati.
Problem nastaje kada kompanija počne rasti.
Tada se više ne postavlja pitanje treba li HR još jednu tablicu.
Pitanje je: postoji li bolji način upravljanja cijelim procesom?
Tu počinje vrijednost modernog HR softvera.
Što je HR softver?
HR softver je digitalna platforma koja kompanijama pomaže organizirati, automatizirati i pratiti procese povezane s kandidatima i zaposlenicima.
Ovisno o sustavu, može obuhvaćati:
- otvaranje i objavu radnih mjesta
- zaprimanje prijava kandidata
- pregled i screening životopisa
- upravljanje kandidatima
- intervjue i evaluacije
- ponude za posao i dokumentaciju
- onboarding novih zaposlenika
- evidenciju zaposlenika
- godišnje odmore i odsustva
- poslovna putovanja
- HR dokumentaciju
- ciljeve i ocjenjivanje zaposlenika
- organizacijsku strukturu
- HR izvještavanje
Najvažnija vrijednost nije u tome da HR dobije još jedan digitalni alat.
Vrijednost nastaje kada informacije, ljudi i procesi konačno rade zajedno.
Zašto Excel i e-mail prestaju biti dovoljni?
Excel nije loš alat.
E-mail također nije problem.
Problem nastaje kada ih pokušavamo koristiti za posao za koji nisu dizajnirani.
Zamislite kompaniju koja istodobno zapošljava pet osoba.
Za svaku poziciju dolaze prijave, životopisi, preporuke i poruke. Nekoliko ljudi sudjeluje u intervjuima. Netko mora voditi evidenciju tko je kontaktiran, tko čeka intervju, kome treba poslati odgovor i tko je odobren za sljedeći korak.
Ako se kandidat zaposli, počinje novi proces.
Treba prikupiti dokumentaciju, pripremiti onboarding, otvoriti njegov profil zaposlenika, evidentirati podatke i uključiti ga u interne HR procese.
U ručnom sustavu velik dio tih informacija ponovno se unosi.
Moderni HR softver pokušava ukloniti upravo te prijelome u procesu.
Kandidat ne bi trebao nestati iz jednog sustava da bi se ponovno pojavio kao zaposlenik u drugom.
ATS, HRIS i HR softver — koja je razlika?
Ovi se pojmovi često koriste zajedno, ali ne znače potpuno istu stvar.
ATS — Applicant Tracking System
ATS je prvenstveno namijenjen zapošljavanju.
Pomaže organizirati otvorene pozicije, prijave, životopise, screening, intervjue, evaluacije i hiring pipeline.
Njegov fokus je put:
otvorena pozicija → kandidat → intervju → ponuda → zapošljavanje
Ako želite detaljnije razumjeti ATS, pročitajte naš vodič Što je ATS sustav i kada ga vaš HR tim zaista treba?
HRIS — Human Resources Information System
HRIS se primarno bavi zaposlenicima nakon zapošljavanja.
U njemu se obično nalaze podaci o zaposlenicima, dokumentacija, organizacijska struktura, odsustva, onboarding, evaluacije i drugi HR procesi.
Njegov fokus počinje tamo gdje klasični ATS često završava.
Moderna HR platforma
Sve više kompanija zato traži sustav u kojem recruitment i upravljanje zaposlenicima nisu dva potpuno odvojena svijeta.
To omogućuje jednostavniji put:
kandidat → zaposlenik → razvoj zaposlenika
bez nepotrebnog izvoza podataka, ponovnog unosa i paralelnih baza.
7 znakova da je kompanija prerasla ručno upravljanje HR-om
Nije svakoj kompaniji potreban veliki HR sustav od prvog dana.
Ali postoje vrlo jasni znakovi da trenutni način rada više nije dovoljan.
1. Podaci se nalaze na previše mjesta
Jedan dio je u Excelu.
Drugi u e-mailu.
Dokumenti su na cloudu.
Bilješke s intervjua možda su u privatnom dokumentu hiring managera.
Kada nitko nema potpuni pregled, raste mogućnost pogrešaka i gubitka informacija.
2. Ne znate odmah u kojoj je fazi svaki kandidat
Ako za odgovor na pitanje “što se događa s ovim kandidatom?” morate pitati nekoliko ljudi, hiring proces nije dovoljno transparentan.
3. HR previše vremena troši na administraciju
Slanje istih poruka.
Ažuriranje statusa.
Prepisivanje podataka.
Traženje dokumenata.
Dogovaranje termina.
Administracija je potrebna, ali ne bi trebala pojesti vrijeme koje HR može koristiti za razgovor s kandidatima i zaposlenicima.
4. Više ljudi sudjeluje u zapošljavanju
Recruiter, HR manager, direktor i voditelj odjela trebaju gledati isti proces i imati pristup relevantnim informacijama.
Bez centraliziranog sustava brzo nastaju različite verzije istine.
5. Kompanija zapošljava u više gradova ili država
Kako organizacija raste geografski, raste i kompleksnost.
Timovi, odgovornosti, jezici, lokacije i različiti HR procesi moraju ostati pregledni.
6. Kandidat postaje zaposlenik — i sve počinje ispočetka
Ako nakon zapošljavanja ponovno unosite osnovne podatke kandidata u drugi sustav, proces je nepotrebno fragmentiran.
7. Nemate pouzdane HR podatke
Koliko traje zapošljavanje?
Koliko kandidata prolazi pojedinu fazu?
Gdje proces usporava?
Koja su odsustva aktivna?
Koji dokumenti nedostaju?
Bez strukturiranih podataka teško je donositi strukturirane odluke.
Što dobar HR softver treba imati?
Broj funkcija nije najbolji način za usporedbu HR platformi.
Važnije je pitanje:
Koliko stvarnih problema vašeg tima sustav rješava?
Centralizirane podatke
Kandidat ili zaposlenik treba imati jedan jasan profil na kojem se nalaze relevantne informacije, dokumenti, aktivnosti i povijest.
Pregledan recruitment pipeline
HR i hiring manager trebaju odmah vidjeti tko je prijavljen, tko je prošao screening, tko čeka intervju i kome treba poslati ponudu.
Strukturirano ocjenjivanje kandidata
Dobar sustav omogućuje da kandidati budu evaluirani prema definiranim kriterijima.
Time se odluke manje oslanjaju na nepovezane bilješke i subjektivni dojam pojedinca.
Automatizaciju ponavljajućih zadataka
Tehnologija ima najveću vrijednost kada uklanja posao koji ljudi ne moraju ručno ponavljati.
Statusi, određena komunikacija, podsjetnici, organizacija podataka i drugi administrativni koraci mogu se značajno pojednostaviti.
Onboarding
Zapošljavanje nije završeno prihvaćanjem ponude.
Novi zaposlenik tek tada ulazi u kompaniju.
Zato onboarding treba biti prirodan nastavak recruitment procesa, a ne potpuno odvojena administrativna procedura.
Upravljanje zaposlenicima
Centralna evidencija zaposlenika, dokumenti, odsustva, organizacijska struktura, putovanja, ciljevi i evaluacije trebaju biti dostupni bez potrebe za paralelnim tablicama.
Izvještavanje
Dobar HR sustav ne služi samo spremanju podataka.
Trebao bi pomoći kompaniji razumjeti što se događa.
Gdje se AI uklapa u moderni HR?
Umjetna inteligencija može znatno promijeniti prve faze zapošljavanja.
Kod velikog broja prijava recruiter tradicionalno mora otvoriti životopis po životopis i ručno tražiti relevantne informacije.
AI može pomoći u zadacima kao što su:
- analiza životopisa
- prepoznavanje relevantnih iskustava i vještina
- usporedba kandidata s kriterijima pozicije
- strukturiranje screeninga
- priprema pitanja za intervju
- analiza informacija prikupljenih kroz proces
Ali postoji važna granica.
AI treba pomagati ljudima da donesu bolju odluku — ne uklanjati ljude iz odluke.
Najveća vrijednost AI-ja u HR-u nije u tome da “zaposli nekoga umjesto vas”.
Vrijednost je u tome da HR timu ukloni dio sporog, repetitivnog posla i omogući mu da više vremena posveti razgovorima, procjeni i ljudima.
Kako izgleda jednostavniji proces zapošljavanja?
Dobar recruitment proces ne mora imati desetke koraka.
Može izgledati ovako:
1. Otvorite poziciju
Definirajte ulogu, odgovornosti, kriterije i očekivanja.
2. Objavite posao
Kandidat dobiva jasan oglas i jednostavan način prijave.
3. Prijave ulaze u jedan sustav
Nema ručnog skupljanja životopisa iz različitih izvora.
4. Screening organizira prijave
Relevantne informacije postaju lakše vidljive, a tim može prioritizirati kandidate koje želi detaljnije pregledati.
5. Provedite strukturirane intervjue
Pitanja, bilješke i ocjene ostaju povezani s kandidatom.
6. Donesite odluku i pošaljite ponudu
Dokumenti i prethodne faze procesa ostaju dostupni.
7. Pretvorite kandidata u zaposlenika
Bez stvaranja potpuno novog profila i ponovnog unosa istih informacija.
Jednostavno.
Jer zapošljavanje ne treba biti komplicirano.
Kako BeeXpro HR povezuje recruitment i HR?
BeeXpro HR razvijen je oko ideje da zapošljavanje i upravljanje zaposlenicima trebaju biti dijelovi istog procesa.
Platforma zato ima dva povezana prostora:
BeeXpro Recruit za proces zapošljavanja.
BeeXpro People za upravljanje zaposlenicima.
Recruit pokriva faze poput otvaranja pozicije, prijava kandidata, AI podržanog screeninga, upravljanja pipelineom, intervjua, evaluacija i ponuda.
Kada je kandidat zaposlen, njegov put može se nastaviti kroz People — bez potrebe da HR ponovno gradi njegov profil od početka.
People zatim omogućuje upravljanje područjima poput onboardinga, zaposleničke dokumentacije, odsustava, poslovnih putovanja, organizacijske strukture, naknada, ciljeva i evaluacija.
Rezultat nije još jedan HR alat.
Cilj je imati jedno mjesto za put od kandidata do zaposlenika.
HR softver za male i srednje kompanije
Česta je pretpostavka da je HR softver potreban tek velikim korporacijama.
U praksi upravo manji timovi često imaju najveću potrebu za jednostavnošću.
Velika kompanija može imati nekoliko recruitera, HR administratora i specijalizirane osobe za različite procese.
U kompaniji od 20, 50 ili 100 zaposlenika ista osoba često vodi više HR aktivnosti istodobno.
Takvom timu ne treba kompleksnost radi kompleksnosti.
Treba mu alat koji smanjuje količinu ručnog posla.
Zato pri odabiru HR softvera nije najvažnije pitanje:
Koliko funkcija ima?
Bolje pitanje je:
Koliko vremena će nam vratiti?
Kako odabrati HR softver?
Prije odluke napravite jednostavan test.
Postavite potencijalnom dobavljaču ovih deset pitanja:
- Možemo li upravljati cijelim procesom zapošljavanja na jednom mjestu?
- Može li više članova tima surađivati na istoj poziciji?
- Možemo li strukturirano ocjenjivati kandidate?
- Koji se administrativni koraci mogu automatizirati?
- Što se događa s podacima kandidata kada ga zaposlimo?
- Podržava li sustav onboarding?
- Možemo li upravljati dokumentima, odsustvima i ostalim HR procesima?
- Može li sustav pratiti više timova, lokacija ili država?
- Kako su organizirani pristupi korisnika i zaštita podataka?
- Koliko je sustav jednostavan za HR, menadžere i zaposlenike?
Ako za osnovni proces trebate nekoliko nepovezanih proizvoda, dodatnih Excel tablica i mnogo ručnog rada, digitalizacija nije dovršena.
Samo ste administraciju preselili na ekran.
Najbolji HR softver nije onaj s najviše funkcija
HR tehnologija lako može postati sama sebi svrha.
Još dashboarda.
Još opcija.
Još konfiguracije.
Još jedan alat.
Ali HR-u ne treba više softvera.
Treba mu manje trenja.
Dobar HR sustav trebao bi omogućiti da:
- kandidat lakše prođe kroz proces
- recruiter brže pronađe relevantne informacije
- hiring manager jasno vidi što treba napraviti
- novi zaposlenik jednostavno uđe u organizaciju
- HR ima uredne i dostupne podatke
- menadžment dobije bolji pregled
- ljudi manje vremena troše na administraciju
To je prava mjera digitalizacije HR-a.
Od kandidata do zaposlenika bez nepotrebnih koraka
Moderni HR više nije zbir izoliranih administrativnih procesa.
Recruitment utječe na onboarding.
Onboarding utječe na iskustvo zaposlenika.
Dokumentacija, ciljevi, evaluacije i razvoj dio su istog zaposleničkog puta.
Zbog toga je logično da ih tehnologija povezuje.
BeeXpro HR objedinjuje Recruit i People kako bi kompanije mogle voditi zapošljavanje i upravljanje zaposlenicima kroz jednu povezanu platformu.
Manje prepisivanja.
Manje traženja informacija.
Manje administracije.
Više vremena za odluke koje zahtijevaju ljude.
Jer HR može biti jednostavniji.
Želite vidjeti kako to izgleda u praksi?
Isprobajte BeeXpro HR i pogledajte kako možete povezati objavu radnog mjesta, screening kandidata, intervjue, ponudu, onboarding i upravljanje zaposlenicima u jednom sustavu.
Isprobajte BeeXpro HR →
Često postavljana pitanja o HR softveru
Što je HR softver?
HR softver je digitalni sustav za organizaciju i automatizaciju procesa povezanih s kandidatima i zaposlenicima. Može uključivati zapošljavanje, onboarding, evidenciju zaposlenika, dokumentaciju, odsustva, evaluacije i druge HR procese.
Koja je razlika između ATS-a i HRIS-a?
ATS je prvenstveno namijenjen procesu zapošljavanja i upravljanju kandidatima. HRIS je usmjeren na upravljanje podacima i procesima zaposlenika. Integrirana HR platforma može povezati oba procesa.
Što je softver za zapošljavanje?
Softver za zapošljavanje pomaže kompanijama upravljati otvorenim pozicijama, prijavama, životopisima, screeningom, intervjuima, evaluacijama i ponudama za posao. Takav sustav često se naziva ATS.
Treba li maloj kompaniji HR softver?
Veličina kompanije nije jedini kriterij. HR softver može biti koristan čim ručni procesi, Excel tablice, e-mailovi i nepovezani dokumenti počnu oduzimati značajno vrijeme ili smanjivati preglednost procesa.
Može li AI pomoći u zapošljavanju?
Da. AI može pomoći analizirati prijave, strukturirati informacije, usporediti profile kandidata s kriterijima pozicije i podržati screening i intervjue. Konačna odluka o zapošljavanju ipak treba ostati na ljudima.
Što znači HRIS?
HRIS je kratica za Human Resources Information System. Riječ je o sustavu za upravljanje informacijama i procesima vezanim uz zaposlenike.
Kako digitalizirati HR procese?
Najbolje je prvo identificirati procese koji stvaraju najviše administracije ili fragmentiranih podataka, a zatim odabrati sustav koji ih može povezati. Cilj nije samo zamijeniti papir digitalnim dokumentom, nego smanjiti ručne korake i stvoriti jedinstven izvor podataka.
Koji HR softver odabrati?
Najbolji HR softver ovisi o potrebama organizacije. Pri odabiru treba procijeniti zapošljavanje, onboarding, evidenciju zaposlenika, automatizaciju, reporting, sigurnost, jednostavnost korištenja te mogućnost povezivanja recruitmenta i upravljanja zaposlenicima.