Što je ATS sustav i kada ga vaš tim stvarno treba

Što ATS sustav zapravo radi

Bez ATS sustava zapošljavanje se vodi kroz e-poštu, tablice i privatne bilješke. Prijave se izgube, dva kolege pozovu istog kandidata, a mjesec dana kasnije nitko ne zna zašto je netko odbijen. ATS sustav za zapošljavanje sve to stavlja na jedno mjesto i bilježi svaki korak, od prve prijave do potpisane ponude.

U praksi to znači:

• Jedan oglas, svi kanali. Oglas objavite na vlastitoj karijernoj stranici i podijelite na LinkedIn izravno iz platforme; sve prijave slijevaju se u isti proces, bez obzira odakle su došle.
• Vizualni tijek selekcije. Kandidati se pomiču kroz faze (nova prijava, probir, intervju, ponuda) uz potpunu povijest statusa, pa u svakom trenutku znate gdje tko stoji i tko je posljednji nešto napravio.
• Zajednički rad tima. Ocjenjivački listovi za intervjuere, bilješke i odluke ostaju uz kandidata, a ne u nečijem inboxu. Novi kolega u timu vidi cijelu priču bez prosljeđivanja poruka.
• Analitika bez tablica. Funnel po fazama, izvor prijava i vrijeme do zapošljavanja vide se bez ručnog zbrajanja, pa razgovor s upravom počinje od brojki, a ne od dojmova.

Detaljniji uvod imate u našem članku Što je ATS sustav i kada ga vaš HR tim stvarno treba.

Kada hrvatska tvrtka treba ATS

Ne postoji čarobni broj zaposlenika. Postoje simptomi. Ako prepoznajete dva ili više, sustav za praćenje kandidata vratit će vam vrijeme već u prvom mjesecu:

• na jedan oglas stiže više od pedesetak prijava i netko ih ručno otvara jednu po jednoj;
• istodobno vodite više otvorenih pozicija, često u različitim gradovima ili zemljama;
• kandidati se javljaju da nisu dobili nikakav odgovor, a vi ne znate tko je za to bio zadužen;
• uprava traži izvještaj o tome koliko traje zapošljavanje, a odgovor se sastavlja iz tablica;
• morate dokazati da ste podatke kandidata čuvali i brisali u skladu s GDPR-om;
• ista osoba vodi zapošljavanje i vodi evidenciju zaposlenika, pa svaki novi ugovor prepisuje iz jednog alata u drugi.

Znakove da vam treba i automatizacija, a ne samo evidencija, opisali smo u tekstu 5 znakova da vam treba automatizacija regrutacije. A koliko košta kad se odluka donese na temelju tri pročitana životopisa od stotinu, pokazuje članak Koliko vas stvarno košta krivi izbor kandidata.

Kako BeeXpro HR radi drugačije od klasičnog ATS-a

Klasični ATS zapisuje što su ljudi napravili. BeeXpro HR dio posla napravi sam, a odluku ostavlja vama.

1. AI probir životopisa pri dolasku. Svaki životopis dobiva ocjenu, analizu, psihološki profil, usklađenost vještina, razinu jezika, snage i slabosti te preporuku. Uži izbor imate prije nego što otvorite prvi dokument.
2. AI intervjui glasom. Kandidat razgovara s AI-jem u stvarnom vremenu na jeziku oglasa, a nakon intervjua dobivate analizu usklađenosti vještina i temperamenta.
3. Oglas, upitnik i logički test generiraju se za svaku poziciju. Ne pišete opise od nule i ne kopirate pitanja iz prošlog natječaja. Za intervjue s timom postoje gotovi kompleti pitanja i ocjenjivački listovi.
4. Ponuda s e-potpisom. Ugrađeni e-potpis radi bez ikakvog podešavanja: kandidat potpisuje putem sigurne poveznice, a potpis se pečati u PDF s revizijskim zapisom. Po želji spojite vlastiti DocuSign, Adobe Acrobat Sign ili Dropbox Sign račun, pa ponude odlaze iz njega i s vašim brendiranjem.
5. Zaposlenik jednim korakom. Zaposleni kandidat postaje zaposlenik u People modulu, a ponuda, dokumenti i povijest intervjua ostaju uz njega. Onboarding lista zadataka kreće odmah.

Cijeli tijek od oglasa do potpisane ponude, korak po korak, opisan je na stranici softver za zapošljavanje.

Što još dobivate u istom sustavu

• Karijerna stranica s vlastitom domenom, sekcijama koje slažete povlačenjem i SEO poljima, pa oglasi žive na vašoj adresi, a ne na tuđoj.
• Automatske statusne poruke kandidatima koje sami uređujete, pa nitko ne ostaje bez odgovora, ni oni koji nisu prošli.
• Anketa zadovoljstva kandidata (NPS) nakon procesa, da vidite kako vas doživljavaju i oni koje niste zaposlili.
• Preporuke zaposlenika, sourcing CRM i mreža talenata uz privolu kandidata, za pozicije koje se ponavljaju.
• Zahtjevi za nova radna mjesta s odobrenjima i masovni uvoz kandidata iz CSV datoteke kad prelazite iz starog alata.
• Agencijski način rada: krajnji klijenti dobivaju brendirani portal samo za čitanje i prate napredak bez uvida u vaše interne bilješke.
• Integracije sa Zoomom, Googleom i Microsoftom 365 za pozivnice i poveznice na sastanke, uz slobodnu zauzetost iz kalendara za stranice na kojima kandidati sami biraju termin; pogledajte sve integracije.

Sučelje je dostupno na 16 jezika, uključujući hrvatski, a stranice za kandidate (prijava, potpisivanje, ankete, karijerna stranica, rezervacija termina) također su prevedene. Katalog od 131 zemlje s valutama i lokalnim postavkama pokriva i tvrtke koje zapošljavaju izvan Hrvatske.

Kako izgleda prvi tjedan s ATS sustavom

Uvođenje ne mora biti projekt. Nova tvrtka počinje u izoliranom demo okruženju s probnim podacima, pa se cijeli proces može proći na izmišljenom oglasu prije nego što unesete ijednu stvarnu prijavu.

1. Prvi dan: registracija, pregled probnih kandidata i tijeka selekcije, prilagodba faza vašem načinu rada.
2. Drugi dan: karijerna stranica na vlastitoj domeni i uvoz postojećih kandidata iz CSV datoteke.
3. Treći dan: prvi stvarni oglas s AI-generiranim opisom i upitnikom, objava na LinkedIn, uređivanje statusnih poruka.
4. Do kraja tjedna: prve prijave stižu već ocijenjene, prvi AI intervjui su zakazani, a tim ocjenjuje po istom ocjenjivačkom listu.

Kad ste spremni za stvarni rad, prelazite na mjesečni plan kroz sigurnu samoposlužnu naplatu. Recruit (zapošljavanje) i People (zaposlenici) su odvojene pretplate, pa možete početi samo s ATS-om.

Podaci kandidata i GDPR

ATS sustav prikuplja osobne podatke, pa mora znati i kako ih čuvati i brisati. BeeXpro HR radi na infrastrukturi u EU-u, podaci su šifrirani u prijenosu i pohrani, a pristup se vodi po ulogama uz dvofaktorsku autentifikaciju. Ugrađeni GDPR alati pokrivaju brisanje kandidata jednim klikom, politike zadržavanja, evidenciju pristanka i revizijske zapise. Detalje smo skupili na stranici GDPR i zapošljavanje.