GDPR u zapošljavanju: kako obrađivati podatke kandidata bez straha

Gdje GDPR najčešće puca u zapošljavanju

Rijetko je problem zlonamjera. Problem je raspršenost. Životopisi stižu na e-poštu i ostaju u inboxu godinama. Kopije se prosljeđuju voditeljima i završavaju na lokalnim diskovima. Kandidat zatraži brisanje, a nitko ne zna gdje su sve kopije. Kad dođe upit nadzornog tijela ili sam kandidat, treba dokazati što se s podacima dogodilo, a dokaza nema.

Obrada podataka kandidata u jednom sustavu rješava upravo to: podaci imaju jedno mjesto, jedan zapis pristupa i jedan način brisanja. To je ujedno jedan od razloga zbog kojih tvrtke uvode ATS sustav i prije nego što im broj prijava postane neizdrživ.

Ugrađeni GDPR alati

• Brisanje kandidata jednim klikom. Zahtjev za brisanje rješava se u sustavu, a ne pretraživanjem inboxa i mapa. Uz kandidata odlaze i njegovi dokumenti i bilješke.
• Politike zadržavanja. Odredite koliko dugo se prijave čuvaju nakon zatvaranja natječaja; sustav stare podatke čisti sam, bez podsjetnika u kalendaru.
• Evidencija pristanka. Kandidati koji žele ostati u mreži talenata daju privolu, a ona se bilježi i može povući.
• Revizijski zapisi. Svaka radnja korisnika je zabilježena, pa možete pokazati tko je što vidio i kada.
• Pristup po ulogama. Voditelj vidi kandidate za svoju poziciju, HR vidi cijeli proces, a krajnji klijent agencije vidi samo brendirani portal za čitanje.

Isti alati prate kandidata i kad postane zaposlenik u People modulu, pa dokumenti, ugovori i povijest ostaju pod istim pravilima.

Životni ciklus podataka: od prijave do brisanja

Najlakše je razmišljati o podacima kandidata kao o nečemu što ima početak, sredinu i kraj. Softver treba pokrivati sva tri.

1. Prijava. Kandidat se prijavljuje na prevedenoj stranici koja je zaštićena od botova, pa u sustav ne ulaze lažne prijave i podaci koje nitko nije unio. Od prvog trenutka prijava pripada natječaju, a ne nečijem inboxu.
2. Selekcija. Životopis, AI analiza, zapis intervjua i ocjene intervjuera žive uz kandidata. Tko ih je vidio, zabilježeno je. Kopije se ne prosljeđuju e-poštom jer nema potrebe: voditelj ih vidi u sustavu, u okviru svoje uloge.
3. Odluka. Zaposleni kandidat postaje zaposlenik i njegovi podaci prelaze u evidenciju zaposlenika. Odbijeni kandidat dobiva poruku koju ste sami napisali i, ako želi, daje privolu da ostane u mreži talenata.
4. Kraj. Prijave koje nisu dobile privolu čiste se po politici zadržavanja koju ste postavili. Zahtjev za brisanje rješava se jednim klikom i ostaje zapisan.

Kako taj ciklus izgleda iz perspektive HR tima koji zapošljava, pokazuje stranica softver za zapošljavanje.

EU hosting, šifriranje i pristup

Podaci se obrađuju na infrastrukturi smještenoj u Europskoj uniji. Šifrirani su u prijenosu i u pohrani. Pristup korisnika zaštićen je dvofaktorskom autentifikacijom i vodi se po ulogama, a izolacija podataka među tvrtkama provodi se na razini baze podataka: podaci jedne tvrtke ne mogu se vidjeti iz druge. Privilegirane operacije izvršavaju se isključivo na poslužitelju, a javni obrasci za prijavu zaštićeni su od botova.

Ako želite da dokumenti zaposlenika fizički stoje u vašoj pohrani, tvrtka može spojiti vlastiti Dropbox račun i po dokumentu odlučiti gdje se čuva. Integracije za sastanke i kalendar (Zoom, Google, Microsoft 365) rade po istom načelu: svaka tvrtka spaja vlastiti račun, a ne dijeli tuđi. Ostale mogućnosti su na stranici Integracije.

E-potpis s revizijskim zapisom

Ponude i ugovori potpisuju se elektronički. Kandidat dobiva sigurnu poveznicu, potpisuje, a potpis se pečati u PDF zajedno s imenom, e-adresom, IP adresom i vremenskom oznakom. Tako imate dokaz tko je i kada potpisao, bez skeniranja i slanja papira. Tvrtke koje već imaju DocuSign, Adobe Acrobat Sign ili Dropbox Sign spajaju vlastiti račun, pa dokumenti odlaze iz njihova računa i s njihovim brendiranjem, a potpisani PDF vraća se automatski.

Agencije za zapošljavanje i krajnji klijenti

Agencija obrađuje podatke kandidata u ime klijenta, pa mora paziti tko od klijenta što vidi. U agencijskom načinu rada krajnji klijent dobiva brendirani portal samo za čitanje: vidi napredak natječaja i kandidate koje ste mu predstavili, ali ne i interne bilješke, druge klijente ni cijelu bazu. Svaki pristup ostaje u revizijskom zapisu, pa je jasno što je klijent vidio i kada.

Obrada podataka kandidata na više jezika i u više zemalja

Kandidat koji se prijavljuje iz Osijeka i kandidat koji se prijavljuje iz Beča imaju ista prava, ali ne čitaju iste obavijesti jednako lako. Stranice za prijavu, potpisivanje i ankete prevedene su na 16 jezika, pa kandidat privolu i obavijest o obradi čita na jeziku koji razumije. To nije samo ljubaznost: privola koju kandidat nije razumio slaba je privola.

Ako tvrtka zapošljava u više zemalja, pravne osobe po zemlji i HR uloge ograničene na podružnicu drže podatke kandidata i zaposlenika tamo gdje im je mjesto. HR u jednoj zemlji ne vidi kandidate druge podružnice ako tako odlučite, a revizijski zapis pokazuje svaki pristup neovisno o tome iz koje je zemlje došao. Kako to izgleda u evidenciji zaposlenika, opisano je na stranici HRIS sustav.

Što GDPR alati ne rade umjesto vas

Softver ne piše vašu politiku privatnosti, ne određuje pravnu osnovu obrade niti zamjenjuje službenika za zaštitu podataka. On osigurava da ono što ste odlučili bude provedivo i dokazivo: rok zadržavanja koji ste postavili stvarno se poštuje, privola koju ste tražili stvarno je zabilježena, brisanje koje ste obećali stvarno je izvršeno.

Prije uvođenja korisno je odgovoriti na četiri pitanja: koliko dugo čuvate prijave nakon zatvaranja natječaja, tko u tvrtki smije vidjeti kandidate za koju poziciju, želite li graditi mrežu talenata uz privolu i gdje želite da fizički stoje dokumenti zaposlenika. Odgovori se u sustavu postavljaju jednom, a zatim vrijede za svaki natječaj. Za HR timove koji tek uvode sustav korisno je i naše objašnjenje HR softvera za zapošljavanje i upravljanje zaposlenicima.