HRIS sustav za upravljanje zaposlenicima u hrvatskim tvrtkama

Što je HRIS i zašto tablica više nije dovoljna

HRIS (engl. human resources information system) je sustav u kojem žive podaci o zaposlenicima: ugovori, odsutnosti, dokumenti, plaće, ciljevi i ocjene. Dok tvrtka ima deset ljudi, tablica radi. Kad ih ima pedeset, u dva grada, s vozačima na putu i sezonskim radnicima, tablica prestaje govoriti istinu: godišnji se računaju ručno, dozvole i liječnički pregledi istječu neopaženo, a putni nalozi kruže u papiru.

Razliku između sustava za zapošljavanje i sustava za zaposlenike objasnili smo u članku HR softver za zapošljavanje i upravljanje zaposlenicima. Ovdje je riječ o drugom dijelu.

Evidencija zaposlenika koja počinje ponudom

U većini alata zaposlenik se u HR sustav upisuje iznova nakon što je zaposlen. U BeeXpro HR-u zaposleni kandidat postaje zaposlenik jednim korakom, a ponuda, potpisani dokumenti i povijest intervjua ostaju uz njega. Ako zapošljavate kroz naš softver za zapošljavanje, evidencija zaposlenika puni se sama.

• Kartica zaposlenika s ugovorima, povijesti plaća, dokumentima i onboarding listom zadataka koja kreće prvog dana.
• Odjeli i geografsko stablo organizacije (grupa, regija, zemlja, lokacija) s HR ulogama ograničenima na vlastitu podružnicu, pa HR u Splitu ne vidi zaposlenike u Osijeku ako tako odlučite.
• Pravne osobe po zemlji i menadžeri s isprekidanom linijom koji odobravaju samo ono što im pripada, na primjer godišnje ili putne naloge, a ne cijelu karticu zaposlenika.

Godišnji odmori s hrvatskim praznicima

Vrste odsutnosti podešavate sami: godišnji odmor, bolovanje, plaćeni dopust, rad od kuće. Sustav broji radne dane i pri tome uzima u obzir državne praznike zemlje u kojoj zaposlenik radi. Zaposleniku u Zagrebu Tijelovo ne troši dan godišnjeg, kolegi u Ljubljani se računa po slovenskom kalendaru, a nitko to ne provjerava ručno.

Zahtjevi i odobrenja idu kroz sustav, saldo je vidljiv zaposleniku i voditelju, a katalog od 131 zemlje s praznicima i zakonskim minimumima (godišnji odmor, probni rad, otkazni rokovi, evidencija radnog vremena, zaštita zviždača) pokriva i tvrtke koje rastu preko granice. Politiku tvrtke možete postaviti iznad zakonskog minimuma, a sustav pazi da ispod njega ne padnete.

Putni nalozi s akontacijom i odobrenjima

Putni nalog u Hrvatskoj nije sitnica: treba ga otvoriti prije puta, isplatiti akontaciju, prikupiti troškove i zatvoriti. U People modulu zaposlenik otvara nalog, voditelj ga odobrava, akontacija se bilježi, a nakon povratka nalog se zatvara s troškovima. Sve ostaje uz zaposlenika, dostupno računovodstvu bez kopanja po papirima. Kad se isti vozač ili serviser na put šalje svaki tjedan, razlika između papirnatog i digitalnog naloga postaje razlika između pola radnog dana i pet minuta, a nalog se više ne gubi u autu.

Tko odobrava, određujete sami: izravni voditelj, menadžer s isprekidanom linijom za putovanja ili HR. Isto pravilo vrijedi za sve zaposlenike u istoj podružnici, pa ne ovisi o tome tko je toga dana u uredu.

Dokumenti, istek dozvola i ciljevi

• Riznica dokumenata. Ugovori, aneksi i potvrde čuvaju se u platformi ili, po odluci za svaki dokument, u vlastitom Dropbox računu tvrtke.
• Isteci s podsjetnicima. Radne dozvole, liječnički pregledi i licence imaju datum isteka, a sustav podsjeća prije nego što istek postane problem inspekciji.
• Ciljevi i ocjenjivanje. OKR ciljevi s ključnim rezultatima i redovitim provjerama, ciklusi ocjenjivanja sa samoprocjenom i ocjenom voditelja, ocjene kompetencija i povratna informacija kolega u 360 stupnjeva.
• E-potpis za HR dokumente. Aneks ili potvrda potpisuju se putem sigurne poveznice, a potpis se pečati u PDF s revizijskim zapisom, bez printanja i skeniranja.

Sučelje je na 16 jezika, uključujući hrvatski, što je praktično kad u istoj tvrtki rade ljudi iz više zemalja. Podaci se čuvaju u EU-u uz pristup po ulogama i revizijske zapise; detalje imate na stranici GDPR i HR softver.

Prvi dan novog zaposlenika

Onboarding u većini tvrtki znači popis u nečijoj glavi: tko naručuje laptop, tko prijavljuje na mirovinsko, tko šalje ugovor. U People modulu onboarding lista zadataka kreće automatski u trenutku kad kandidat postane zaposlenik, a ugovor i ostali dokumenti već su uz njega jer su potpisani u fazi ponude. Zadaci imaju vlasnika i rok, pa se novi kolega prvog dana ne pita gdje mu je pristup, a HR ne pita je li netko poslao ugovor.

Isti mehanizam pokriva i promjene tijekom radnog odnosa: aneks ugovora potpisuje se elektronički, promjena plaće ulazi u povijest plaća, a premještaj u drugu podružnicu mijenja tko ga vidi i tko mu odobrava odsutnosti.

Više lokacija i zemalja, jedna evidencija

Hrvatske tvrtke sve češće imaju ljude u Sloveniji, Srbiji ili Bosni i Hercegovini, a HR ostaje u Zagrebu. Svaka zemlja ima svoju pravnu osobu, svoje praznike i svoje zakonske minimume za godišnji, probni rad i otkazne rokove. U People modulu geografsko stablo organizacije (grupa, regija, zemlja, lokacija) drži sve na jednom mjestu, a HR uloge ograničene na podružnicu paze da lokalni HR vidi samo svoje ljude.

Zakonski minimumi po zemlji dolaze iz kataloga od 131 zemlje, a politiku tvrtke postavljate iznad njih: više dana godišnjeg, kraći probni rad, duži otkazni rok. Sustav dopušta velikodušnost, ali ne dopušta da politika padne ispod onoga što zakon traži. Tako jedna HR osoba može voditi evidenciju za tri zemlje bez tri tablice i tri kalendara praznika.

Zapošljavanje i HR kao jedan sustav ili odvojeno

Recruit (zapošljavanje) i People (zaposlenici) su modularne pretplate. Možete uvesti samo HRIS za postojeće zaposlenike, samo ATS sustav za zapošljavanje ili oboje, pri čemu podaci teku iz jednog u drugo bez ponovnog unosa. Nova tvrtka počinje u demo okruženju s probnim podacima, pa evidenciju, godišnje i putne naloge možete proći na izmišljenom timu prije nego što unesete stvarne ljude. Tvrtkama iz regije namijenjen je i pregled HR softvera za Balkan na engleskom.